LovesTheTeam.com

ما هي المذكرة؟

ورقة الأعمال في شكل مذكرة تحملالطابع المعلوماتي والاستشاري. وتعطى إلى المشرف المباشر أو رئيس المنظمة. ويمكن صياغة المذكرة بناء على تعليمات الإدارة وبناء على مبادرة من الموظف، وتتكون الوثيقة من حقائق ملموسة فيما يتعلق بمسألة معينة. في معظم الحالات، المذكرة هي رأي ذاتي للموظف، والذي يتم كتابته كتابة. في بعض الأحيان، في ضوء الأحداث الجارية في المؤسسة، من المهم للغاية للزعيم أن يعرف آراء مرؤوسيه من أجل تصحيح تصرفاته الأخرى. ويطلب من الموظفين أن يقوموا بمفردهم بصياغة رد مفصل يستكمل بأفكارهم وتوصياتهم.وفيما يتعلق بموضوع التقارير، يمكن أن يكون مختلفا: من تقديم المعلومات لمرة واحدة إلى التقارير الدورية. وخلافا للمذكرات التفسيرية والرسمية، يمكن استخدام التقرير داخل المؤسسة أو يمكن أن يلعب دور وثيقة تقرير لسلطة أعلى.

سبب إعداد المستند

وقد وضعت مذكرة نتيجة لذلكالخروج من السيطرة على أي عملية، والتي يمكن أن تسبب ضررا للمؤسسة. ومن ثم يمكن للموظف أن يسترعي انتباه السلطات بالمثل إلى جميع المعلومات. على سبيل المثال، يمكن أن يكون الغياب المتعدد لشخص مسؤول أو تجاهل للوفاء بالأهداف المخطط لها، والتي، بطبيعة الحال، يمكن أن تؤثر سلبا على أداء المؤسسة بأكملها. وبوجه عام، يقصد من الوثيقة أن تصبح إشارة لتغيير السياسة الداخلية، التي تنفذها القيادة حاليا.

كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح

وعادة ما تتكون الوثيقة من عدة أجزاء. أولا، من الضروري صياغة السبب بوضوح، وهو السبب في كتابة تقرير. هنا يتم تحديد حالة ملموسة ويتم سرد الحقائق. ثم ينصح بدلا من ذلك بوضوح للتعبير عن رأيك حول ما يحدث. وفي الوقت نفسه، من الضروري تحليل الحالة من جميع الجوانب وتقديم صيغة خاصة بك من حل المشكلة.وينبغي تقديم جميع المعلومات بإيجاز، مع مراعاة موضوع الحدث. ومن غير المقبول تشويه الواقع وبيان التخمينات التي لا تدعمها قاعدة الأدلة، وتوضع الوثيقة على شكل A4 مع إشارة إلزامية في الزاوية اليسرى العليا من اسم الوحدة. على اليمين أعلاه، يجب وضع معلومات عن المرسل إليه من المذكرة. وأقل قليلا مع خط أحمر بأحرف كبيرة، ويسمى اسم الوثيقة وعددها، وكذلك مكان التجميع، ثم في شكل حر إلى حد ما، يتم ذكر المعلومات، التي تدعمها توقيع الموظف - المنشئ للوثيقة. قبل إرسال مذكرة، فمن المستحسن أن تحقق بعناية واقع جميع الظروف المذكورة.